Hantering av personuppgifter
Den 25 maj i år så börjar den nya lagen om hur man behandlar personuppgifter att gälla. Lagen gäller inom hela EU och heter Dataskyddsförordningen. Du kan läsa om lagen på Datainspektionens hemsida här: www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/ Alla företag, organisationer och myndigheter måste anpassa sig efter lagen, även vi. En viktig del är att informera om hur vi arbetar med dessa frågor. Därför får du denna information om våra riktlinjer för integritetsskydd som beskriver hur vi använder och skyddar dina uppgifter och vilka rättigheter du har.
Om Bohusläns Ornitologiska Förening
Föreningen är till för alla som är intresserade av fåglar och natur och vill stödja vårt arbete med fågel- och naturskydd samt forskning. Tack vare din delaktighet i föreningen kan vi fortsätta vårt arbete. På vår hemsida kan du alltid läsa mer om vårt arbete, ta del av verksamhetsberättelser och på sociala medier kan du följa våra inlägg och ta del av innehållet i vår verksamhet.
Vilka uppgifter hanterar vi?
Personuppgifter som lagen gäller är sådana som ensamt, eller tillsammans med en annan uppgift kan identifiera dig som specifik person. Exempelvis så kan ett postnummer antagligen inte peka ut dig som individ, men tillsammans med ditt eventuellt ovanliga förnamn går det kanske. När du är medlem i föreningen så ligger vissa av dina personuppgifter i våra register. Uppgifter som vi kan ha om dig som medlem är; förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer, ort, e-postadress och telefonnummer.
Hur använder vi dina uppgifter?
Vi använder dina uppgifter för att be dig betala din medlemsavgift, skicka ut medlemstidning och för att bokföra dina betalningar. Om du besöker oss på sociala medier (Facebook & Instagram) så sparar vi inga uppgifter alls om dig som besökare på dessa medier. I de sociala mediernas egna användarvillkor kan du se hur de hanterar dina uppgifter. På vår hemsida finns en cookiepolicy som förklarar hur du som besökare på vår webb får en liten ”kaka” placerad på din dator för att ditt besök på vår sida skall gå smidigare, och för att vi skall kunna se statistik om hur många besökare vi har haft. Inga personuppgifter sparas i statistiken.
Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst.
Vilken information lämnar vi ut?
För att kunna leverera tidning och skicka ut medlemsavisering så skickas en fil med namn och adressuppgifter till vår leverantör för ändamålet. Denna fil skickas krypterat och kan inte öppnas av obehöriga. Vi delar inte dina uppgifter vidare i marknadsföringssyfte, vi säljer inte personuppgifter och låter inte tredje part få tillgång till våra register eller e-posthantering. I våra nyhetsbrev kan du komma att få information ifrån våra samarbetspartners. Som regionalförening till BirdLife Sverige, använder vi deras medlemsregister, därför kan dina uppgifter (om du är medlem både på nationell och regional nivå) ses av BirdLife Sverige, se deras avtal kring detta. Som deltagare i en studiecirkel kommer behöriga hos Studiefrämjandet att få tillgång till den information som ni uppmanas att lämna. Det är dock valfritt att avstå.
I vissa situationer kan vi vara tvingade att lämna personuppgifter som svar på förfrågningar från övervakande myndigheter. Vi kan även behöva lämna ut personuppgifter om lagen kräver detta, exempelvis som svar på fråga från rättsväsendet.
Var lagras uppgifterna?
Uppgifterna lagras lokalt hos föreningens nuvarande kassör, lagringen sker krypterat på en lösenordskyddad dator.
Vi som ansvarar för dina uppgifter är personuppgiftsansvariga. Vi har inga personuppgifter lagrade i olåsta utrymmen. Vanliga anmälningslistor raderas permanent när aktiviteten är genomförd. Vi har rutiner för uppdatering, gallring och radering av uppgifter. Alla uppgifter som sparas skall vara korrekta, vilket innebär att när vi fått veta att du t ex flyttat eller bytt namn, så ändras dina uppgifter i vårt system inom 72 timmar. Om du säger upp ditt medlemskap så sparas dina uppgifter i vårt system i 24 månader för statistikens skull. Fakturor i ditt namn sparas enligt bokföringslagen i 7 år. När uppgifter raderas ur våra register så sker en anonymisering, viss statistik ligger kvar för att vi skall kunna se hur många medlemmar vi haft vid en viss tidpunkt, men dessa uppgifter kan inte härledas till en person.
Vilken rättslig grund har vi?
Vi behandlar dina personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen artikel 6.1 f, ett berättigat intresse. För att du skall kunna vara medlem hos oss så behöver vi kunna spara uppgifter om dig. För uppgifter som behövs till fakturor eller betalningar är det Bokföringslagen som säger att vi skall spara alla underlag i 7 år. Våra underlag sparas på sedvanligt vis i arkiveringsboxar i ett låst utrymme.
Vilka rättigheter och val har du?
Som medlem har du rätt att när som helst se vilken information vi har sparat om dig, korrigera dina uppgifter eller begära radering av uppgifter. Vi kan inte radera uppgifter om dig som fortfarande är medlem. För att hålla din personliga information uppdaterad, rekommenderar vi att du informerar oss om förändringar och felaktigheter. För att se och/eller uppdatera personlig information, eller få information om hur länge vi avser att behålla den personliga informationen, eller andra frågor som är relaterade till åtkomst av personlig information, så kontaktar du vår kassör via telefon och begär ”personuppgiftstatus”.
Om du anser att vi har brustit och du har lidit skada på grund av brott mot dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen och vi inte har hanterat detta på ett tillräckligt sätt, så kan du anmäla detta hos Datainspektionen som är den övervakande myndigheten. Om vi själva upptäcker att vi har haft en informationsläcka så anmäler vi detta inom 72 timmar.
Komma i kontakt med oss
Om vårat integritetsskydd
Under Styrelsen kan ni enkelt komma i kontakt med GDPR-ansvarig.
Om medlemsregistret
När du ringer till oss, får du svara på motfrågor om dina personuppgifter för att vi skall kunna säkerställa vem du är, innan vi lämnar ut information om vad som finns sparat hos oss. Om du kontaktar oss för en familjemedlems räkning kommer du att få svara på liknande frågor innan vi kan hjälpa dig.
Om detta avtal
Detta avtal kan ändras i samråd med styrelsen, ny version och versionshistorik kommer finnas längre ned i detta dokument.
Max Allan Niklasson, GDPR-ansvarig i Bohusläns Ornitologiska Förening
